Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis — der Arbeitnehmer entscheidet
Nach § 109 Abs. 1 GewO hat der Arbeitnehmer bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten — das ist das einfache Zeugnis.
Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis erstrecken. Dann wird daraus ein qualifiziertes Zeugnis. Die Wahl liegt bei ihm, nicht beim Arbeitgeber.
Der Anspruch besteht unabhängig davon, wer gekündigt hat und aus welchem Grund das Arbeitsverhältnis endet.
Die Neuerung von 2025, und ihre Bedingung
Seit dem 1. Januar 2025 kann das Zeugnis nach § 109 Abs. 3 GewO mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden. Vorher war die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen.
Elektronische Form im Sinne des Gesetzes heißt allerdings nicht E-Mail. Sie setzt ein elektronisches Dokument mit dem Namen des Ausstellers und einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 126a BGB voraus. Ein eingescanntes und als PDF verschicktes Zeugnis erfüllt das nicht.
Und die Einwilligung des Arbeitnehmers ist Voraussetzung, nicht Formsache. Ohne sie bleibt es beim Papier mit Originalunterschrift. Der vollständige Text steht in § 109 GewO.
Woher kommen die Angaben, wenn jemand nach drei Jahren geht?
Art und Dauer der Tätigkeit klingen einfach, bis jemand die Stelle zweimal gewechselt hat, zwischendurch an einem anderen Standort war und eine Weiterbildung abgeschlossen hat. In RevoHR steht all das am Profil der Person, mit Datum, statt in den Erinnerungen der Führungskraft.
Keine verdeckten Botschaften
Nach § 109 Abs. 2 GewO muss das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen als die, die sich aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ergibt.
Damit sind die bekannten Geheimcodes unzulässig — ebenso wie auffällige Auslassungen, ungewöhnliche Formatierungen oder Formulierungen, deren eigentliche Bedeutung erst der nächste Personalverantwortliche entschlüsseln soll.
Nicht zu verwechseln mit der Arbeitsbescheinigung
Das Arbeitszeugnis geht an die beschäftigte Person und beschreibt Tätigkeit, Leistung und Verhalten. Die Arbeitsbescheinigung geht an die Bundesagentur für Arbeit, enthält Daten zum Beschäftigungsverhältnis und wird seit 2023 ausschließlich elektronisch über BEA übermittelt.
Beide werden zum selben Zeitpunkt fällig und regelmäßig verwechselt. Zur Arbeitsbescheinigung und zum BEA-Verfahren haben wir eine eigene Seite.
Häufige Fragen zum Arbeitszeugnis
- Worauf hat der Arbeitnehmer Anspruch?
- Nach § 109 Abs. 1 GewO auf ein schriftliches Zeugnis mit mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Er kann verlangen, dass sich die Angaben auch auf Leistung und Verhalten erstrecken — dann handelt es sich um ein qualifiziertes Zeugnis.
- Darf das Zeugnis elektronisch erteilt werden?
- Seit dem 1. Januar 2025 ja, nach § 109 Abs. 3 GewO und mit Einwilligung des Arbeitnehmers. Elektronische Form setzt allerdings eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB voraus — ein eingescanntes PDF per E-Mail genügt nicht.
- Sind Geheimcodes zulässig?
- Nein. Nach § 109 Abs. 2 GewO darf das Zeugnis keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage über den Arbeitnehmer treffen sollen als die aus Form und Wortlaut ersichtliche.