Le délai va vers l'avant, pas vers l'arrière
La déclaration préalable à l'embauche est obligatoire pour chaque salarié que l'employeur a l'intention de recruter, et elle s'effectue dans les huit jours qui précèdent l'embauche. C'est un délai avant, pas un délai de régularisation.
La déclaration se fait par voie électronique, sur urssaf.fr ou net-entreprises.fr. Au-delà de cinquante DPAE par an, la voie en ligne devient obligatoire.
L'Urssaf adresse ensuite un accusé de réception dans les cinq jours. L'employeur doit remettre au salarié une preuve que la DPAE a été faite : une copie de la déclaration ou le volet détachable de cet accusé.
Des embauches en série, sur plusieurs sites, parfois la veille pour le lendemain ?
Le risque n'est pas d'ignorer la règle, il est de l'apprendre trop tard : un chef de chantier fait venir quelqu'un lundi et prévient le service paie mercredi. RevoHR fait entrer la personne dans le système au moment où elle est recrutée, pas au moment où le papier remonte.
Les cinq formalités qu'une seule DPAE regroupe
- La déclaration de première embauche dans un établissement.
- La demande d'immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale.
- La demande d'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage.
- La demande d'adhésion à un service de santé au travail.
- La déclaration d'embauche auprès de ce service, en vue de la visite médicale obligatoire.
C'est ce regroupement qui explique le volume de recherches autour de ce sigle : la DPAE est le point d'entrée administratif de toute embauche en France. La procédure officielle est décrite par l'Urssaf.
Ce que la DPAE ne fait pas à votre place
Déclarer l'embauche au service de santé au travail ne revient pas à organiser la visite médicale. La demande part, le rendez-vous, lui, reste à prendre et à suivre. C'est l'un des oublis les plus fréquents, parce que la case a l'air cochée.
De la même manière, la DPAE ne remplace ni le contrat de travail, ni l'inscription au registre unique du personnel, ni la déclaration sociale nominative qui suivra chaque mois.
Ce que coûte une DPAE manquante
Les conséquences se cumulent sur trois plans. Au civil, l'Urssaf régularise les cotisations de Sécurité sociale éludées. Au plan administratif, une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti peut être appliquée.
Au pénal, l'absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié, puni de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende, portée à 225 000 euros pour une personne morale. C'est la raison pour laquelle cette déclaration se traite comme une condition d'entrée, et non comme une tâche administrative parmi d'autres.
Questions fréquentes sur la DPAE
- Quel est le délai pour faire la DPAE ?
- Elle s'effectue dans les huit jours qui précèdent l'embauche. C'est un délai avant l'embauche, pas un délai de régularisation après.
- Quelles formalités la DPAE regroupe-t-elle ?
- Cinq : la déclaration de première embauche dans un établissement, l'immatriculation du salarié au régime général, l'affiliation de l'employeur à l'assurance chômage, l'adhésion à un service de santé au travail et la déclaration d'embauche auprès de ce service en vue de la visite médicale.
- La DPAE suffit-elle pour la visite médicale ?
- Non. La déclaration part vers le service de santé au travail, mais le rendez-vous reste à prendre et à suivre. C'est un oubli fréquent, parce que la formalité semble accomplie.
- Que risque un employeur qui ne fait pas la DPAE ?
- La régularisation des cotisations éludées par l'Urssaf, une pénalité administrative égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, et au pénal le délit de travail dissimulé, puni de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende, portée à 225 000 euros pour une personne morale.